PENDAHULUAN
Perhimpunan ini merupakan perhimpunan kedua bagi tahun 2008 selepas Perhimpunan Bersama YB Menteri yang diadakan pada awal tahun yang lalu. Ucapan terima kasih di atas kehadiran semua warga Kementerian, JKPTG, JAS dan Jabatan Taman Laut.
PRESTASI NRE TAHUN 2007
Prestasi Perbelanjaan
Jumlah peruntukan pembangunan yang diberikan kepada NRE pada tahun 2007 adalah berjumlah RM1,348.8 juta. Daripada jumlah tersebut, RM1,332.8 juta telah dibelanjakan. Perbelanjaan ini adalah merupakan 98.89% daripada peruntukan yang diberi. Bagi peruntukan mengurus pula, prestasi perbelanjaan sebanyak 97.25% dicapai. Ini merupakan satu prestasi perbelanjaan yang amat memuaskan. Ucapan terima kasih di atas kerja keras semua anggota yang terlibat dalam mencapai prestasi tersebut.
Walaubagaimanapun, terdapat kecenderungan perbelanjaan dibuat pada saat-saat akhir tahun 2007. Trend perbelanjaan ini perlu diperbaiki dan diubah bagi tahun ini. Perlaksanaan projek dan juga perolehan hendaklah dimulakan daripada sekarang. Pemantauan terhadap perjalanan projek dan prestasi perbelanjaan pula perlu dilakukan dengan lebih teliti daripada sekarang lagi. Perlu dimaklumkan di sini bahawa bagi tahun ini (2008) jumlah peruntukan pembangunan yang diluluskan kepada NRE adalah RM1,850 juta (berbanding RM1,348.8 juta tahun 2007).
Prestasi Ke Arah Sistem Penyampaian
Sistem Star Rating oleh MAMPU adalah bertujuan untuk menggredkan prestasi Kementerian/Jabatan ke arah meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. Kementerian ini diberi rating EMPAT BINTANG atau taraf BAIK dengan pencapaian keseluruhan sebanyak 80.53% bagi tahun 2007. Penilaian dijalankan berdasarkan kepada Tujuh kriteria iaitu Pengurusan Organisasi (20%), Pengurusan Sumber Manusia (20%), Pengurusan Laman Web dan Dasar ICT (20%), Perkhidmatan Pelanggan (15%), Pengurusan Kewangan (15%) dan Pengurusan Projek (10%). NRE menunjukkan prestasi cemerlang dalam Pengurusan Kewangan iaitu 93.73%; prestasi yang baik dalam Pengurusan Sumber Manusia dengan 88.40%; Pengurusan Projek 86.30%, Perkhidmatan Pelanggan 78.20%; Kepimpinan dan Pengurusan Organisasi 73.60% dan Pengurusan Lama Web 52.00%.
Terdapat banyak lagi ruang penambaikan dan perkara yang perlu diperbaiki dan dikemas kini oleh semua anggota Kementerian/Jabatan berdasarkan laporan tahun 2007. Pelan strategik Kementerian perlu dimantapkan dengan penekanan kepada perspektif outcome dan impak supaya boleh dinilai secara kuantitatif dan objektif. Usaha-usaha ke arah membudayakan kualiti seperti akreditasi persijilan hendaklah dirancang dan dimulakan. Pada masa yang sama, pematuhan kepada ketetapan menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun oleh semua penjawat awam mesti dirancang dan dibuat. Difahamkan bahawa penilaian Star Rating akan datang bakal dibuat oleh MAMPU pada bulan April 2008 terhadap kesemua Kementerian dan Jabatan.
Jabatan Audit juga telah mengeluarkan Laporan Awal berhubung dengan Pengauditan Prestasi Pengurusan Kewangan Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar bagi tempoh September 2006 hingga Ogos 2007. Pengauditan telah dijalankan pada 19 September – November 2007 meliputi aspek;
-
Kawalan Pengurusan;
-
Kawalan Bajet;
-
Kawalan Terimaan;
-
Kawalan Perbelanjaan;
-
Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah dan Deposit; serta
-
Pengurusan Aset, Inventori dan Pemeriksaan Aset.
Sekiranya tuan/puan dan puan/puan masih ingat, bagi Laporan Penarafan Tahun 2006, NRE berada di kedudukan 28 daripada 28 Kementerian. Alhamdullilah, berdasarkan kepada Laporan Awal dan “Exit Conference” yang telah diadakan pada 6 Februari 2008, terdapat peningkatan prestasi pengurusan kewangan NRE, walau bagaimanapun masih banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki. Maklum balas kepada pemerhatian Audit tersebut telah dikemukakan kepada Jabatan Audit pada 14 Februari 2008. Apa yang ingin saya tarik perhatian semua ialah memperbaiki kelemahan-kelemahan yang telah dikesan oleh Audit yang melibatkan semua pihak iaitu dari segi Kawalan Pengurusan seperti Struktur Organisasi, Penurunan Kuasa, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan Pengurusan Sumber Manusia. Manakala dalam aspek Pengurusan Aset, Inventori dan Stor meliputi aspek penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan Aset, Penyelenggaraan Aset, Pelupusan, Kehilangan dan Hapuskira.
Pihak Audit Negara akan datang semula ke NRE untuk membuat semakan terhadap pematuhan kepada pemerhatian yang telah mereka bangkitkan dan pelaksanaan tindakan terhadap jawapan yang diberikan oleh NRE terhadap pemerhatian mereka. Dijadualkan mereka akan menjalankan pemeriksaan susulan pada penghujung bulan Mac 2008. Oleh itu saya mengharapkan semua pihak mengambil tindakan segera terhadap pemerhatian yang telah dibangkitkan oleh Audit tersebut.
KOMITMEN PERKHIDMATAN AWAM UNTUK 2008
Pada awal tahun ini Ketua Setiausaha Negara telah mengumumkan Komitmen Perkhidmatan Awam Untuk Tahun 2008. Komitmen Perkhidmatan Awam 2008 ini akan didukung oleh inisiatif-inisiatif berikut:
|
Tugas 1 - |
Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, Penguatkuasaan, dan Kajian Semula |
|
Tugas 2 - |
Mengupaya Anggota Perkhidmatan Awam dengan sikap yang betul, kemahiran serta stamina bekerja |
|
Tugas 3 - |
Menambahbaik Penyampaian di Bahagian Hadapan (Frontline Delivery) |
|
Tugas 4 - |
Perkhidmatan Berkualiti Menerusi Penggunaan Teknologi |
|
Tugas 5 - |
Usaha-usaha ke Arah Pembasmian Kemiskinan |
|
Tugas 6 - |
Memupuk Satu Perkongsian yang Efektif dengan Pihak Berkepentingan |
Dalam Mesyuarat Khas Pemantauan Projek RMK 9 Bil. 1/2008, KSN telah menyarankan supaya tiap-tiap anggota perkhidmatan awam mengambil perhatian serius terhadap penggunaan e-mil masing-masing. Setiap e-mail yang diterima hendaklah dibaca dan dijawab segera. Sekiranya maklum balas segera tidak dapat dikemukakan, e-mil tersebut hendaklah diperakukan penerimaannya.
KSN juga menekankan prinsip ‘no wrong door’. Setiap anggota perkhidmatan awam hendaklah dalam mengendalikan setiap e- mil yang diterima walaupun kandungannya tidak berkaitan dengan bidang tugas masing-masing. E-mail tersebut hendaklah disalurkan segera kepada individu yang bertanggungjawab agar ianya dapat diselesaikan dengan pantas. Prinsip ‘no wrong door’ akan membantu perkhidmatan awam mencapai matlamat sebagai Satu Perkhidmatan, Satu Penyampaian.
BUDAYA KERJA KELAS PERTAMA
Jabatan Perkhidmatan Awam telah mengeluarkan penerbitan berjudul Budaya Kerja Kelas Pertama.
Budaya Kerja Kelas Pertama bukan merupakan satu perkara baru kerana idea ini telah dikemukakan hampir 20 tahun lalu , ia adalah rentetan daripada Gerakan Budaya Kerja Cemerlang yang dilancarkan oleh YAB Perdana Menteri pada 27 November 1989. Fokus utama Gerakan Budaya Kerja Cemerlang adalah bagi menentukan kejayaan dalam sesebuah organisasi. Ia merupakan aspek utama yang menentukan maju atau mundurnya organisasi tersebut. Amalan nilai-nilai mulia yang berterusan akan mencerminkan kecemerlangan sesebuah organisasi.
Minda Kelas Pertama pula merupakan cetusan idea YAB Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi dalam satu ucapannya pada 6 Mac 2003 berhubung konsep first world infrastructure, third world mentality.
Budaya Kerja Kelas Pertama didefinisikan sebagai:
‘Amalan terbaik dan terpuji yang melebihi daripada kebiasaan. Ia merangkumi aspek pemikiran, pengurusan emosi dan dimanifestasikan melalui perlakuan, tindakan dan cara bekerja yang penuh integriti serta dapat memuaskan kehendak pelanggan.’
Terdapat 3 elemen penting dalam pemahaman Budaya Kerja Kelas Pertama iaitu:
i. Cara berfikir dan pemikiran
ii. Cara merasa dan menghayati
iii. Cara bertindak dan berperilaku
Cara Berfikir dan Pemikiran – seseorang itu perlu berfikiran positif, rasional dan bijaksana supaya dapat memberikan kebaikan, kemudahan serta kesejahteraan kepada orang lain. Sebagai contoh seseorang itu hendaklah sentiasa mempunyai minda untuk membantu dengan segera serta mengutamakan orang lain lebih daripada diri sendiri.
Cara Merasa dan Menghayati – Seseorang itu hendaklah mempunyai kebolehan memahami serta menguruskan perasaan atau emosi diri sendiri dan orang lain. Dengan itu ia berupaya memenuhi kehendak dan perkhidmatan berkualiti yang diinginkan, Seterusnya dapat meningkatkan lagi hubungan peribadi dan interpersonal ketika menyampaikan perkhidmatan. Sebagai contoh, seseorang yang berkebolehan memahami perasaan dan kehendak orang lain berupaya melakukan sesuatu tugas yang sememangnya dikehendaki tanpa perlu disuruh atau diminta oleh seseorang. Lebih daripada itu, tugas atau perkhidmatan yang diberikan melebihi daripada apa yang diharapkan.
Cara Bertindak dan Berperilaku – seseorang itu hendaklah memperlihatkan amalan baik dan terpuji yang melebihi daripada kebiasaan. Sebagai contoh, seseorang itu bertindak dengan pantas, mempamerkan kemesraan, mengamalkan nilai-nilai murni dan berintegriti ketika menyampaikan perkhidmatan.
Terdapat 3 komponen penting yang menjadi penggerak kepada kejayaan pengamalan Budaya Kerja Kelas Pertama iaitu;
Individu penjana perkhidmatan yang berwibawa untuk memenuhi kehendak pelanggan dan stakeholder.
Sistem yang efisien dan berkualiti berorientasikan ke arah membatu, mempermudahkan dan mempercepatkan penyampaian perkhidmatan
Organisasi perangsang untuk membudayakan kerja kelas pertama dengan pembangunan sumber manusia dan menyediakan persekitaran kerja yang kondusif.
Buku penerbitan mengenai Budaya Kerja Kelas Pertama juga mengariskan 7 Prinsip utama iaitu Pemikiran, Penyedaran, Perakuan, Pengekalan dan Pembaharuan Imej.
Adalah penting, Jabatan dan Agensi Kerajaan yang mahu membudayakan kerja kelas pertama mengambil kira 5 perancangan strategik yang merangkumi beberapa faktor penting seperti pembangunan infrastruktur, sumber dan sistem yang berkesan.
PENUTUP
Pada kesempatan ini, diucapkan tahniah kepada Bahagian MaCGDI di atas kejayaan mendapatkan Pensijilan 5S daripada Perbadanan Produkviti Negara (NPC). Difahamkan pensijilan ini adalah yang pertama diberikan oleh NPC kepada mana-mana Kementerian/Jabatan atau organisasi yang berpejabat di Putrajaya. Oleh itu, Bahagian ataupun Jabatan-Jabatan yang lain diminta mencontohi dan mengikuti langkah ke arah pensijilan sebagaimana yang dilakukan oleh MaCGDI itu.